Në ditët e sotme na bie të ndeshemi shpesh me termat produktivitet, efiçencë dhe efektivitet dhe në pjesën dërrmuese të kohës nënkuptojmë të njëjtën gjë. Po t’ju referohemi fjalorëve, do të konfuzohemi akoma më shumë, pasi këto fjalë vijnë nga latinishtja dhe duket sikur shprehin të njëjtën gjë.

Në fakt, nga praktika ime personale dhe studimi i këtyre koncepteve, unë përdor gjithmonë një fjali të thjeshtë për të përcaktuar dhe mbajtur mend kuptimin e tyre: “Të jesh efiçent (produktiv) do të thotë t’i bësh gjërat si duhet, ndërsa të jesh efektiv do të thotë të bësh gjërat e duhura”. Nëse ende nuk po arrini t’i diferenconi këto terma, po përpiqem ta thjeshtoj me një shembull të tillë:

Ke ftuar miq për darkë në shtëpinë tënde dhe ke shpenzuar pothuajse gjithë ditën për të përgatitur ushqimet që do të servirësh për darkë. Gjithshka e ke bërë perfekte, sipas recetave që ke lexuar dhe mësuar dhe gjithshka është e shijshme.

Ndjehesh krenare që ke bërë vërtet gjëra interesante dhe fillon të ndjehesh jo mirë kur miqtë e ftuar nuk po hanë. Nga kurioziteti dhe mërzitja i pyet pse nuk po hanë, dhe për çudinë tënde dëgjon për herë të parë që miqtë e tu janë të gjithë vegjetarianë dhe nuk konsumojnë fare mish. “Tavani të bie në kokë” dhe mendon “Si nuk i pyeta më parë? Gjithshka e kisha bërë si duhet por nuk kisha bërë gjënë e duhur.”

Shembuj të tillë ka pafund dhe i ndeshim në të gjitha fushat e jetës. Në këtë artikull do të fokusohem tek efiçenca apo produktiviteti siç e përdorim shpesh si koncept, veçanërisht në korporata, biznese apo organizata.

Ajo çfarë kam vënë re dhe më ka ndihmuar tej mase për të qenë produktive është matrica mbi shkallën e rëndësisë dhe urgjencës së detyrave që ndjekim dhe që më vonë lexova që quhej “Kutia e Eisenhower” (Dwight Eisenhower ka qenë presidenti i 34rt i Shteteve të Bashkuara, dhe njihej si një nga drejtuesit më produktivë, jo vetëm në terma afat shkurtër por për dekada të tëra). Ky koncept është bazë edhe në metodën ABCDE që rekomandohet nga Brian Tracy, apo forma të rritjes së produktivitetit nga trajnues të tjerë në fushën e zhvillimit personal. Sidoqoftë, baza është e njëjtë dhe flitet për koncepte si:

• Detyra të rëndësishme dhe jo urgjente – janë detyra që kanë efekt afatgjatë dhe duhen planifikuar dhe përfshirë në axhendën tonë.

Pra, hapi i parë është planifikimi i tyre dhe përfshirja në axhendën tonë. Këtu mund të përmendim kujdesin për fizikun, koha që kalojmë me familjen, telefonata për miqtë; strategjia afatgjatë, etj.

• Detyra të rëndësishme dhe urgjente – për të cilat duhet të veprojmë menjëherë.

Vepro tani dhe mos e lër për më vonë.

• Detyra jo urgjente dhe jo të rëndësishme – detyra të cilat duhet të eleminohen.

Mënyra më e lehtë për të qenë efiçent është të shmangim ato detyra që nuk janë as të rëndësishme as urgjente. Psh, ndjekja e televizorit, leximi i lajmeve, etj.

• Detyra urgjente dhe jo të rëndësishme – telefonatat, email-et, lajme, gazeta, etj. (përjashto pozicionet që kanë lidhje direkte me klientin apo konsumatorin) dhe që zënë një pjesë të konsiderueshme të kohës sonë të punës.

Një pjesë e tyre mund të delegohen duke i dhënë vetes më shumë kohë për të bërë ato detyra që janë të rëndësishme. Këtu një element i rëndësishëm është edhe nënkontraktimi. Natyrisht këtu ka vend për një diskutim më të gjerë dhe të detajuar, por nëse biem dakort kjo përfshin bazën e konsiderueshme të ditës sonë të punës. Ajo që na ndodh pothuajse të gjithëve është përfshirja në tel/email që në mëngjes sapo fillojmë punën dhe në një moment e gjejmë veten në mes të ditës pa realizuar punë në përgjithësi. Akoma më keq, kur e fillojmë ditën duke lexuar gazetat apo ndjekur lajmet e mëngjesit, pa qenë fare të ndërgjegjësuar që ato ndikojnë produktivitetin apo efiçencën tonë në punë.

Peter Drucker thekson që “Menaxhimi i kohës është në vetvete menaxhimi i jetës”. Duke klasifikuar detyrat tona të ditës, dhe përcaktuar prioritetet do jemi më efiçentë dhe do lejojmë më shumë kohë për ato detyra që janë të rëndësishme por në përgjithësi ne nuk kemi kohë (familja, shëndeti, marrëdhëniet me të tjerët, etj).

Pse pjesa dërrmuese e njerëzve merren me detyrat urgjente? Cili është ndryshimi midis detyrave urgjente dhe atyre të rëndësishme?

Një përgjigje të saktë do të gjenim përsëri tek thënia e Eisenhower: “Ajo që është e rëndësishme rrallë është urgjente, dhe ajo që është urgjente, rrallë është e rëndësishme”. Mesa duket problemi ynë në përgjithësi vjen nga anashkalimi i kuptimit dhe zgjidhjeve të thjeshta, duke komplikuar në mënyrë të vazhdueshme punën dhe jetën tonë.

Disa sugjerime për të qenë produktivë:

• Planifiko ditën/javën e punës më përpara.
• Përgatit një listë të detyrave që do të ndjekësh për ditën e nesërme. Nëse planifikojmë ditën përpara, kursejmë 2-3 orë të ditës tjetër të punës. Po kështu dhe shmangim ndjenjën e fajit për mosbërjen e detyrave.
• Vendos prioritetet
• Fillo me detyrat e rëndësishme
• Praktiko fokusin në një detyrë, dhe pasi mbaron kalo tek tjetra. Shmang detyrat në të njëjtën kohë.

Natyrisht zgjedhja është juaja. Nëse doni të jeni efiçentë dhe efektivë, atëherë përpiquni të praktikoni diçka çdo ditë. Masterizimi vjen nga praktika dhe asgjë e magjishme. Nëse doni të ecni përpara dhe të bëheni të suksesshëm, filloni që sot. E sotmja përcakton të ardhmen tonë.